Vacances adaptées organisées (VAO)

INSTRUCTION N° DGCS/SD3B/2015/233 du 10 juillet 2015 relative à l’organisation des séjours de vacances pour personnes handicapées majeures
La présente instruction a pour objet de présenter les évolutions apportées à la procédure d’agrément des organismes de séjour de « vacances adaptées organisées » par le décret n°2015-267du 10 mars 2015 relatif à l’agrément « vacances adaptées organisées », publié au JORF du 12 mars, et entré en vigueur le lendemain de sa publication. Afin d’être tout à fait
exhaustive quant à cette procédure et au déroulement des séjours, la présente instruction est également accompagnée d’annexes techniques qui pourront guider vos services.

– consulter ici
Instruction DGCS/SD3B/2015/233 du 10 juillet 2015

L’agrément reste obligatoire dès lors que l’organisateur du séjour accueille des groupesconstitués de plus de trois personnes handicapées majeures au sens de l’article L. 114 du code de l’action sociale et des familles. L’article L. 412-2 du code du tourisme prévoit que les établissements et services soumis à
l’autorisation prévue à l’article L. 313-1 du CASF, c’est-à-dire les établissements et services
sociaux et médico-sociaux (MAS, FAM, Foyers d’hébergement, etc.), qui organisent des
séjours de vacances pour leurs usagers dans le cadre de leur activité sont dispensés de cet
agrément.
Echappant au régime VAO, ces établissements et services médico-sociaux (ESMS) ne sont
par ailleurs pas tenus de déclarer les séjours qu’ils organisent dans le cadre de leur activité
propre.

Si les activités touristiques relèvent par ailleurs du champ d’application des articles L. 211-1
et L.211-2 du même code, l’organisateur doit en outre être immatriculé au registre prévu à
l’article L. 141-3 du code du tourisme. L’immatriculation est renouvelable tous les trois ans.

L’exigence de garantir au mieux la sécurité, la santé, le bien être et le confort des personnes accueillies est renforcée, et l’ensemble de la procédure d’agrément est revue en ce sens. La durée de l’agrément, jusqu’à présent
valable trois ans, est portée à cinq ans.

La présente instruction rappelle le cadre réglementaire (annexe 1).
Un guide des bonnes pratiques (recommandations relatives aux conditions d’encadrement
ou de transport des vacanciers, besoins médicaux, etc.) lui est annexé (annexe 2) ainsi que
des documents types dont certains sont des supports du SI-VAO : CERFA n° 12672*03 :
déclaration 2 mois puis 8 jours avant le séjour ; modèles d’arrêtés et de courriers types,
outils d’aide à la procédure (modèle de questionnaire médical - article R. 412-11 3° ; modèle
de fiche de suivi de la distribution des médicaments ; grille indicative des thèmes à aborder
lors de la sensibilisation des personnels ; formulaire de remontée des informations) –
annexes 3 à 8.

Les nouvelles exigences doivent permettre de s’assurer des compétences de l’organisateur de séjours, qui devra en particulier justifier de la qualité de la prestation de vacances qui devra être construite autour d’un véritable projet de séjour. Ace titre, l’instruction précise, en annexe, les bonnes pratiques relatives aux conditionsminimales d’accueil et d’accompagnement des vacanciers. En outre, l’obligation de signalement des événements indésirables graves est instaurée ainsi que celle de prévoir les conditions d’évacuation ou de rapatriement des personnes accueillies, notamment à l’étranger. L’instruction précise les modalités d’entrée en vigueur du dispositif, ainsi que les modalités de déploiement par étapes du système d’information dédié (SI-VAO).
(Article 48-I de la loi du 11 février 2005 pour l’égalité des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées).

La demande d’agrément est transmise au Préfet de région (DRDJSCS) au plus tard quatre mois avant la date du premier séjour.

Agrément V.A.O.

Toute personne physique ou morale qui organise, en les réalisant ou en les faisant réaliser, des activités de vacances avec hébergement d’une durée supérieure à cinq jours destinées spécifiquement à des groupes constitués de personnes handicapées majeures doit bénéficier d’un agrément "Vacances adaptées organisées".
Cet agrément est accordé par le représentant de l’Etat dans la région.
Il est valable 5 ans

Rôle du représentant de l’Etat

Le représentant de l’Etat dans le département dans le ressort duquel sont réalisées les activités peut en ordonner la cessation immédiate ou dans le délai nécessaire pour organiser le retour des personnes accueillies, lorsque ces activités sont effectuées sans agrément ou lorsque les conditions exigées par l’agrément ne sont pas respectées.
Le contrôle est confié aux inspecteurs des directions départementales de cohésion sociale et aux médecins de santé publique de ce département.
Le fait de se livrer à ces activités sans agrément ou de poursuivre l’organisation d’un séjour auquel il a été mis fin est puni de 3 750 euros d’amende. (article L412-2 du code du tourisme)
Les personnes morales peuvent être déclarées responsables pénalement.
Le décret n° 2005- 1759 du 29 décembre 2005 relatif à l’agrément « vacances adaptées organisées » a par ailleurs précisé d’une part, les modalités d’attribution et de retrait de cet agrément et d’autre part, les modalités de contrôle des séjours agréés.

Procédure

Deux mois avant le déroulement des séjours de vacances (ce délai pouvant être réduit à un mois en cas d’urgence motivée), les organismes agréés sont tenus d’informer, sur la base d’un formulaire de déclaration, la DDCS ou les DDCS des départements où sont organisés les séjours.
Ils accompagnent leur déclaration d’une copie de l’agrément qui leur a été délivré.
Cette déclaration est complétée, au plus tard huit jours avant la tenue du séjour, par une fiche précisant le personnel et les vacanciers présents au cours du séjour. Dans le cadre d’un séjour itinérant, les DDCS de l’ensemble des départements où se déroule le séjour doivent être également informées.

Pour en savoir plus :

– Réglementation VAO
décret n°2005-1759 du 29 décembre 2005